Следующая стадия - мусорная корзина

В дальнейшем, при первой же возможности он выбрасывал бумаги в мусорную корзину. Возможно, что большая часть бумаг, которые он вынимал из правого нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать. Поэтому я предложил ему складывать то, что он хотел сберечь, в специальную коробку, на которой он написал: "Дела "В", взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1 - 30". Потом он таким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти материалы хранились в течение года. Через год он бегло просматривал накопившиеся бумаги и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими вещами, которые оказались ненужными. Теперь он уже без всяких колебаний выбрасывал почти все и оставлял лишь две -три бумаги, которые сохраняли для него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот же день.

Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тяжелой работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его записки о необходимости переделать полки, на которых были разложены свитера, оказалась ненужной, потому что в течение года он избавился от полок вообще и распорядился развесить свитера на вешалках. Вырезки из журналов о драгоценных украшениях ему уже были больше не нужны, потому что он перестал продавать драгоценности. Его записка о недостатках складского рабочего была теперь неуместной, потому что тот сам уволился через пару недель после подготовки этого меморандума.

Как не утонуть в бумагах

Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это не означает, что вам вообще не следует дотрагиваться до бумаг. Однако вы можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с, ней происходит по мере ее превращения из входящей в исходящую. В этом случае вы никогда не утонете в бумагах.

Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.) Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же выбрасывать, какие - направлять другим людям, а какие - складывать в архив.

Один начальник заставлял своего секретаря рассортировывать почту на три папки: "Принять меры", "Информация" и "Отложено". Папку "Принять меры" он прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг. Папку "Информация" он помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде. Он укладывал папку "Отложено", в которой находились периодические публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же когда ему хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными делами.

Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует. Если вам следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить вам ксерокопию бумаги.

Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет диктофон. Те, кто умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии времени, которую они получают с помощью этой техники. Один начальник сберегает еще больше времени, надиктовывая своему секретарю лишь ключевые мысли и позволяя ей привести их в литературную форму.

Только один раз, зато с толком!

Одно из моих правил гласит: "Берите каждую бумагу в свои руки лишь один раз". Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче придумать подходящий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо. Кроме того, если вы отложите ответ, то потратите время на вторичное прочтение письма.