Исследователь-химик, который проводил вторую половину дня, листая научные публикации и выполняя мелкие административные обязанности, совершал ту же ошибку. Он был "совой" и набирал силу после обеда. Когда он передвинул рутинные занятия на первую половину дня, то освободил свою вторую половину дня для самой творческой работы.

Плодотворное время для внешней деятельности -- это часы, когда ваше окружение готово для бесед, встреч, собраний. Это время, когда вы можете поймать вашего начальника и поговорить с ним по острому и давно назревшему вопросу прежде, чем он исчезнет в недельную командировку. Коммивояжеры установили, что их самое плодотворное время для внешней деятельности период от 9 утра до 5 дня, когда они встречаются лицом к лицу со своими покупателями. Поэтому они отодвигают малозначительные, рутинные дела на время до или после этого периода.

Важно заранее убедиться в том, что вы сможете повидать людей, с которыми вы решили встретиться. Домашняя хозяйка заранее договаривается о приеме у зубного врача или записывается к парикмахерше. Она знает часы работы различных магазинов. Она договаривается с другими мамами о том, кто по очереди встретит детей, возвращающихся из школы.

Начальник уверен, что когда он хочет поговорить с кем-то по телефону, этот человек находится на своем рабочем месте. Он должен знать, когда его коллеги свободны для того, чтобы побеседовать с ним, и воспользоваться этим временем.

Большинство людей не очень хорошо умеют поставить себя на место другого и поэтому не склонны принимать во внимание чужие расписания. Однако, если вы будете проявлять внимание к нуждам других людей, вы сами получите от этого большие выгоды. Я знаю одного служащего, который приходит к своему начальнику в обеденный перерыв, потому что он знает его привычку не уходить перерыв и ограничивать свою полуденную еду парой бутербродов. Его подчиненный захватывает в кабинет начальника что-нибудь перекусить для себя, и они соединяют поглощение бутербродов с деловыми беседами.

Другая возможность поймать начальника появляется в тот момент, когда он только снял свою шляпу и пальто и не успел погрузиться в другие дела.

Эффективное расписание должно сохранить вам свободу

Гибкость необходима для того, чтобы быть готовым отреагировать на любую новую ситуацию. Если вы составите такое расписание, в котором у вас не будет ни одной свободной минуты и ни одного перерыва, за исключением обеденного, вы будете возвращаться домой разбитым, нервным и напряженным до предела.

Непредвиденные происшествия также требуют времени. Нежданные телефонные звонки, незванные посетители, письма, содержание которых резко изменяют ваши планы, - все это создает перегрузки. Опыт показывает, что хотя вы не сможете предугадать отдельные события, можно ожидать, что в течение дня на вас навалятся внезапные обстоятельства, которые отнимут у вас большую часть вашего времени. Вам нужно иметь резервный запас времени для того, чтобы использовать его в кризисных ситуациях и в ситуациях, внезапно возникших в течение дня.

По этой причине всегда оставляйте хотя бы один час в запасе. Оставляйте окна и форточки в вашем расписании для того, чтобы отдохнуть от напряженной беседы, почитать почту, наверстать запущенные дела по оформлению всяческих бумаг. Постарайтесь как можно раньше, уже в начале дня избавиться от чрезмерно категоричных обязательств с тем, чтобы вы не столь волновались во время вторжения всевозможных неприятных обстоятельств в вашу размеренную жизнь.

Жесткость в составлении и неуклонном исполнении расписаний порождает ощущение того, что ваша жизнь подчинена хронометру; а жизнь, в течение которой вы беспрестанно глядите на часы, может стать невыносимой. Соблюдение равновесия между расписанным и нерасписанным временем позволит вам вести свою жизнь более плавно, по возможности избегая резких колебаний.